Zásady zpracování osobních údajů a jejich ochrany (dále jen „Zásady“)

Kdo jsme? Pro koho jsou Zásady určeny?

Naše zákonné identifikační údaje jakožto správce a zpracovatele osobních údajů jsou následující:

TG Drives, s.r.o., identifikační číslo 60738821, se sídlem Olomoucká 1290/79, Černovice, 627 00 Brno

(dále též „TG Drives“ nebo „společnost“)

Jakožto správce a zpracovatel Vašich osobních údajů prohlašujeme, že Vaše osobní údaje považujeme za důvěrné a že s nimi budeme nakládat v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, neboť ochrana Vašich osobních údajů patří mezi základní zásady, kterými se při našem podnikání řídíme.

Kontaktní údaje správce:

TG Drives, s.r.o.

TEL: +420 548 141 811

EMAIL: gdpr@tgdrives.cz

Jaké údaje sbíráme a zpracováváme?

V závislosti na účelu zpracování a za dále v těchto Zásadách uvedených podmínek o Vás sbíráme, spravujeme a zpracováváme následující osobní údaje:

o     identifikační údaje, zejména jméno a příjmení a další identifikační údaje v nezbytně nutném rozsahu

o     kontaktní údaje, zejména telefonní číslo, adresu elektronické pošty, kontaktní adresu

o   případně další osobní údaje, o jejichž zpracování je subjekt údajů vždy výslovně nejpozději k okamžiku jejich zpracování informován.

Proč údaje zpracováváme a jak je využíváme?

Některé Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu:

o   Vámi poskytnuté identifikační údaje pro účely elektronické komunikace (zejména prostřednictvím elektronické pošty), a to pro účely našeho oprávněného zájmu tyto Vámi poskytnuté údaje za účelem vzájemné komunikace zpracovávat

o      identifikační, kontaktní a případně v nezbytném rozsahu další osobní údaje o Vás

·       jakožto fyzických osobách – odběratelích našich produktů nebo služeb

·     jakožto osobách jednajících za obchodního partnera naší společnosti (tj. zejména zástupců našich dodavatelů, odběratelů a jiných obchodních partnerů), a to vše za účelem jednoznačné identifikace pro plnění smlouvy uzavírané mezi příslušnou osobou se společností a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (tj. v rámci jednání předcházejících uzavření smlouvy ve formě zpracování poptávek, nabídek, návrhů smluv apod.) a následně pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů (např. pro účely vedení sporů o splnění smlouvy) vč. vedení databáze zákazníků, obchodních partnerů a jejich kontaktních osob

o  Vaše údaje v nezbytném zákonném rozsahu pro splnění našich právních povinností, tedy (zejména identifikační, kontaktní, případně v nezbytném rozsahu další osobní údaje pro vyhotovení, zaúčtování a archivaci smluv, objednávek a daňových dokladů v rámci vedení účetnictví apod.)

Pro zpracování některých osobních údajů pro některé účely potřebujeme Váš souhlas, tyto údaje i účel zpracování jsou vždy uvedeny v souhlasu, který poskytnete. Váš souhlas můžeme potřebovat například pro:

o      zpracování Vaší adresy elektronické pošty za účelem zasílání obchodních sdělení

o      z dalších důvodů, které Vám v souladu s právními předpisy sdělíme před zpracováním údajů

Jak údaje získáváme?

Údaje získáváme s ohledem na dobrovolný a smluvní charakter vztahu s Vámi zásadně na základě Vašeho dobrovolného poskytnutí těchto údajů. K zajištění přesnosti a aktualizace osobních údajů můžeme tyto údaje ověřovat a aktualizovat na základě informací od subjektů údajů, od třetích stran, případně pomocí veřejných zdrojů (internet, veřejné rejstříky apod.).

Jak údaje zpracováváme?

Vámi poskytnuté údaje zpracováváme zejména elektronickou formou a v této formě jsou uchovány.

V listinné formě jsou osobní údaje zpracovávány v nezbytných případech (např. uzavřené smlouvy).

Pro vedení databáze odběratelsko-dodavatelských vztahů používáme standardní ERP systém a pro elektronickou komunikaci standardní komunikační systém, přístupy ke zdrojům osobních údajů (vč. datových serverů) jsou realizovány zabezpečeným připojením a chráněny přístupovými právy s unikátními hesly oprávněných uživatelů. Všechny tyto systémy jsou standardní produkty, jejichž poskytovatelé garantují zajištění souladu zpracování dat s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).

Jak údaje chráníme?

Osobní údaje jsou pod stálou elektronickou a procedurální kontrolou zajištěnou prostřednictvím technických a organizačních opatření. Osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

Všichni zaměstnanci společnosti se musí řídit při nakládání s osobními údaji „Pokyny TG Drives při nakládání s osobními údaji a jejich zabezpečení„ (dále jen „Směrnice“).

Technická patření jsou pravidelně nejméně jedenkrát ročně, bezpečnostně testována, organizační opatření jsou prověřována a zajišťována průběžně, nejméně však jedenkrát ročně.

Právo na ochranu osobních údajů Vám zaručuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a GDPR.

Jak dlouho údaje uchováváme a zpracováváme?

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu, po kterou trvá právní důvod jejich zpracování, případně nedojde-li k ukončení zpracování z jiných zákonných důvodů. V případě souhlasu dále zpracování trvá, dokud nebude souhlas s jejich zpracováním odvolán a nebude-li pak současně existovat jiný právní důvod pro další zpracování. Dobu zpracování určuje Směrnice.

Po skončení doby zpracování (odpadnutí právního důvodu zpracování) budou Vaše osobní údaje nevratně zlikvidovány případně anonymizovány.

S kým údaje sdílíme?

Údaje sdílíme s následujícími subjekty:

o    se státními orgány, resp. dalšími subjekty v rámci plnění zákonných povinností jako jsou orgány dohledu, orgány státní správy, registr smluv apod.

o    s externími subjekty, které provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené s naší společností

o    s poskytovateli dalších aplikací a systémů, kteří údaje nezpracovávají, ale mohou jim být za smluvně vymezených podmínek v rozsahu nutném k plnění služby zpřístupněny

o    s Vaším případným souhlasem i s jinými subjekty

Rozsah poskytnutých či zpřístupněných osobních údajů je vždy omezen na údaje nezbytné pro naplnění účelu a poskytnutí závisí na právním základu zpracování.

Nepředáváme osobní údaje příjemcům v třetích zemích (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

Jaká Vám garantujeme práva?

Máte zejména právo:

o    požadovat přístup k osobním údajům

o    na opravu údajů

o    na výmaz údajů

o    na omezení zpracování

o    na přenositelnost osobních údajů

o    vznášet námitky proti zpracování

o    kdykoliv odvolat svůj souhlas ke zpracování

Jak můžete uplatnit další svá zákonná práva?

Jsou-li žádosti subjektů údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, můžeme Vám účtovat poplatek v přiměřené výši nebo můžeme odmítnout Vaší žádosti vyhovět.

Dále máte právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů a jejich ochrany nabývají účinnosti dne 25.5.2018.